3. Strategi dan Model Tata Kelola Teknologi Informasi.

Bagian awal dari siklus hidup tata kelola STI adalah tentang strategic alignment yang focus pada penyelarasan strategi TI dan bisnis. Dengan demikian pengembangan STI perlu perencanaan agar dapat memberikan kontribusi bagi perusahaan atau dengan kata lain bagaimana STI dapat mempertajam strategi organisasi dalam mencapai tujuannya. Jika tujuan organisasi menyediakan layanan berkualitas bagi pelanggan maka STI harus dapat mendukungnya bahkan memberikan diferensiasi dengan adanya penggunaan STI.

Macam-Macam Strategi IT

1.         IT STRATEGIC ALIGNMENT

Strategi TI mengartikulasikan niat perusahaan untuk menggunakan TI untuk beberapa

atau semua area, tentunya berdasarkan kebutuhan bisnis. Keterkaitan dengan bisnis bertujuan sangat penting untuk IT agar memberikan nilai bagi perusahaan. Ketika merumuskan strategi TI, perusahaan harus mempertimbangkan beberapa hal berikut ini.

a.    Business objectives and the competitive environment,

b.   Current and future technologies and the costs, risks and benefits they can bring to the business,

c. The capability of the IT organisation and technology to deliver current and future level of service to the business, and the extent of change and investment this migh imply for the whole enterprise,

d.  Cost of current IT and whether this provides sufficient value to the business,

e.  The lessons learned from past failures and successes.

Setelah permasalahan dipahami dengan jelas, strategi TI dapat dikembangkan untuk memastikan semua elemen dari lingkungan TI mendukung tujuan strategis, seperti ditunjukkan dalam Gambar

Adalah penting bahwa rencana untuk menerapkan strategi harus didukung oleh semua pihak terkait. Hal ini juga penting bahwa rencana pelaksanaan dipecah menjadi bagianbagian yang dapat dikelola, masing-masing dengan kasus bisnis yang jelas menggabungkan rencana untuk mencapai hasil dan manfaat yang diinginkan. Dewan (board) harus memastikan bahwa strategi secara berkala di-review agar sesuai dan dapat beradaptasi dengan perubahan teknologi dan operasional. Oleh karena itu board, atau komite strategi TI, harus mendorong penyelarasan bisnis dengan: 6

a.       Memastikan bahwa TI mendukung strategi (tepat waktu dan sesuai anggaran, dengan fungsi yang tepat dan manfaat jelas) melalui ekspektasi yang jelas dan pengukuran (misalnya, menggunakan balance score card),

b.      Menyeimbangkan investasi antar sistem yang mendukung perusahaan seperti mengubah perusahaan atau menciptakan infrastruktur yang memungkinkan bisnis untuk tumbuh dan bersaing di arena baru,

c.       Membuat keputusan yang fokus pada sumber daya TI yaitu, penggunaannya untuk masuk ke pasar baru, mendorong strategi yang kompetitif, meningkatkan pendapatan secara menyeluruh, meningkatkan kepuasan pelanggan dan/atau menjamin retensi pelanggan.  Penyelarasan membutuhkan perencanaan dan proses pengelolaan yang jelas, yaitu:

a)         Membuat dan mempertahankan kesadaran peran strategis TI di tingkat  manajemen puncak,

b)         Memperjelas peran apa yang harus dimainkan TI: utility vs enabler,

c)         Menciptakan prinsip panduan TI yang berasal dari bisnis. Misalnya, "mengembangkan kemitraan dengan pelanggan di seluruh dunia" dapat menyebabkan "mengkonsolidasikan database pelanggan dan proses pemrosesan order",

d)        Memantau dampak bisnis dari infrastruktur TI dan portofolio aplikasi,

e)         Mengevaluasi, pasca-pelaksanaan, manfaat yang diberikan oleh proyek TI.

2.         STRATEGIC PLAN

Perencanaan strategis (strategic plan) berbeda dengan perencanaan bisnis (business plan). Sebuah strategic plan adalah:

a. Is for established businesses and business owners who are serious about growth

b. Helps build your competitive advantage

c. Communicates your strategy to staff

d. Prioritizes your financial needs

e. Provides focus and direction to move from plan to action

Di sisi lain, business plan adalah:

a. Is for new businesses, projects, or entrepreneurs who are serious about starting up a
    business

b. Helps define the purpose of your business

c. Helps plan human resources and operational needs

d. Is critical if you’re seeking funding

e. Assesses business opportunities

f. Provides structure to ideas

3.         ELEMENT OF STRATEGIC PLAN

Where are we now

Ketika kita berpikir tentang di mana posisi organisasi kita sekarang, kita ingin melihat

elemen dasar (misi dan nilai) untuk memastikan belum ada perubahan. Kemungkinan

besar, tidak akan ada revisi sangat sering pada keduanya. Kemudian kita ingin melihat

posisi saat ini atau posisi strategis kita, yang mana kita melihat apa yang terjadi secara

internal dan eksternal untuk menentukan bagaimana kita perlu bergeser dan berubah.

Berikut adalah elemen dasarnya:

a.    Mission statement, misi menjelaskan tujuan organisasi - tujuan mengapa organisasi

didirikan dan mengapa organisasi ada. Beberapa pernyataan misi meliputi bisnis organisasi, lainnya menjelaskan tentang produk atau jasa yang dihasilkan atau pelanggan yang dilayani.

b.   Values and/or guiding principles, menjelaskan apa yang organisasi perjuangkan dan yakini. Nilai memandu organisasi dalam bisnis sehari-hari.

c.    SWOT,  merupakan gabungan strengths, weaknesses, opportunities, dan threats, unsur-unsur ini sangat penting dalam menilai posisi strategis organisasi. Empat faktor tersebut membangun kekuatan perusahaan, menopang kelemahan, memanfaatkan peluang, dan mengenali ancaman.

Where are we going

Sebuah elemen untuk membantu kita dalam menjawab bebereapa pertanyaan seperti: seperti apakah bentuk organisasi di masa depan?, kemana kita menuju?, masa depan

seperti apa yang akan kita buat untuk perusahaan?. Hal ini karena masa depan sangat sulit untuk diprediksi, kita hanya bisa membayangkan. Beberapa elemen yang dapat membantu menentukan masa depan bisnis yaitu:

a.       Sustainable competitive advantage, menjelaskan tentang keunggulan perusahaan kita dibanding perusahaan pesaing. Setiap perusahaan berusaha untuk menciptakan keunggulan dan mempertahankannya dalam waktu yang lama. Pertanyaan yang harus dijawab adalah: hal terbaik apa yang bisa kita berikan?, apa keunikan perusahaan?, apa yang dapat dilakukan perusahaan agar menjadi lebih baik dibanding perusahaan lain?

b.      Vision statement, merupakan gambaran organisasi di masa depan dan kemana organisasi akan menuju. Pertanyaan yang harus dijawab adalah: seperti apakah organisasi kita 5 hingga 10 tahun kedepan?

How are we going to get there

Untuk mengetahui apa yang harus kita lakukan untuk mencapai rencana strategi yang  telah ditetapkan, tetapi hal ini sangat membutuhkan waktu. Alasan mengapa sangat  membutuhkan waktu karena banyak jalan yang harus dilalui untuk mencapai sasaran dari posisi kita saat ini. Memilih salah satu diantaranya akan menentukan seberapa cepat atau lambat kita mencapai sasaran. Beberapa bagian yang dapat membantu kita mencapai sasaran adalah:

a.       Strategic objectives, merupakan tujuan strategis jangka panjang yang menghubungkan misi kita kepada visi kita. Tujuan utamanya mancakup empat bidang, yaitu: keuangan, pelanggan, operasional, dan orang (people),

b.      Strategy, merupakan jalan yang mempertemukan keunggulan organisasi dengan peluang pasar sehingga organisasi dapat memenuhi kebutuhan pelanggan. Beberapa pertanyaan yang dapat membantu merumuskan strategi adalah: Does your strategy match your strengths in a way that provides value to your customers? Does it build an organizational reputation and recognizable industry position?,

c.       Short-term goals/priorities/initiatives, tujuan jangka pendek mengubah tujuan strategis menjadi target kinerja spesifik. Kita dapat menggunakan tujuan, prioritas, atau inisiatif secara bergantian. Tujuan yang efektif dengan jelas menyatakan apa yang ingin dicapai, bila ingin mencapainya, bagaimana kita akan melakukannya, dan siapa yang akan bertanggung jawab. Setiap tujuan harus spesifik dan terukur. Pertanyaan yang dapat membantu merumuskannya adalah: What are the one- to three-year-goals you’re trying to achieve to reach your vision? What are your specific, measurable, and realistic targets of accomplishment?,

d.      Action items, menetapkan tindakan-tindakan tertentu yang mengarah untuk melaksanakan tujuan. Termasuk di dalamnya adalah tanggal awal dan akhir serta menunjuk orang yang bertanggung jawab.

e.       Scorecard, mengukur dan mengelola rencana strategis. Apa saja indikator kinerja

utama (KPI) yang dibutuhkan untuk melacak dan memantau apakah organisasi mencapai misinya? 

f.       Execution, dalam melaksanakan rencana tersebut, identifikasi isu-isu yang mengelilingi, siapa yang mengelola dan memantau rencana tersebut, dan bagaimana rencana tersebut dikomunikasikan dan didukung.

Ada berbagai standar model tata kelola TI yang banyak digunakan saat ini, antara lain:  

1. The IT Infrastructure Library (ITIL) 

ITIL dikembangkan oleh The Office of Government Commerce (OGC) suatu badan dibawah pemerintah Inggris, dengan bekerja sama dengan The IT Service Management Forum (itSMF) dan British Standard Institute (BSI). ITIL merupakan suatu framework pengelolaan layanan TI (IT Service Management – ITSM) yang sudah diadopsi sebagai standar industri pengembangan industri perangkat lunak di dunia. ITSM memfokuskan diri pada 3 (tiga) tujuan utama, yaitu:

1.      Menyelaraskan layanan TI dengan kebutuhan sekarang dan akan datang dari bisnis dan pelanggannya.

2.      Memperbaiki kualitas layanan-layanan TI.

3.      Mengurangi biaya jangka panjang dari penge- lolaan layanan-layanan tersebut. 

Standar ITIL berfokus kepada pelayanan customer, dan sama sekali tidak menyertakan proses penyelarasan strategi perusahaan terhadap strategi TI yang dikembangkan. 

2. ISO/IEC 17799  

ISO/IEC 17799 dikembangkan oleh The International Organization for Standardization (ISO) dan The International Electrotechnical Commission (IEC). ISO/IEC 17799 bertujuan memperkuat 3 (tiga) element dasar keamanan informasi, yaitu:

1.      Confidentiality – memastikan bahwa informasi hanya dapat diakses oleh yang berhak.

2.      Integrity – menjaga akurasi dan selesainya informasi dan metode pemrosesan.

3.       Availability – memastikan bahwa user yang terotorisasi mendapatkan akses kepada informasi dan aset yang terhubung dengannya ketika memerlukannya. 

3. COSO 

COSO merupakan kependekan dari Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission, sebuah organisasi di Amerika yang berdedikasi dalam meningkatkan kualitas pelaporan finansial mencakup etika bisnis, kontrol internal dan corporate governance.  COSO framework terdiri dari 3 dimensi yaitu:

1.      Komponen kontrol COSO.

COSO mengidentifikasi 5 komponen kontrol yang diintegrasikan dan dijalankan dalam semua unit bisnis, dan akan membantu mencapai sasaran kontrol internal: a. Monitoring. b. Information and communications. c. Control activities. d. Risk assessment. e. Control environment.

2.      Sasaran kontrol internal.

Sasaran kontrol internal dikategorikan menjadi beberapa area sebagai berikut:

a. Operations

Efisisensi dan efektifitas operasi dalam mencapai sasaran bisnis yang juga meliputi tujuan performansi dan keuntungan.

b. Financial reporting

persiapan pelaporan anggaran finansial yang dapat dipercaya.

c. Compliance

Pemenuhan hukum dan aturan yang dapat dipercaya.

3.      Unit/Aktifitas Terhadap Organisasi

Dimensi ini mengidentifikasikan unit/aktifitas pada organisasi yang menghubungkan kontrol internal. Kontrol internal menyangkut keseluruhan organi- sasi dan semua bagian-bagiannya. Kontrol internal seharusnya diimplementasikan terhadap unit-unit dan aktifitas organisasi. 

4. Control Objectives for Information and related Technology (COBIT) 

COBIT Framework dikembangkan oleh IT Governance Institute, sebuah organisasi yang melaku- kan studi tentang model pengelolaan TI yang berbasis di Amerika Serikat. COBIT Framework terdiri atas 4 domain utama:

1.      Planning & Organisation. Domain ini menitikberatkan pada proses peren- canaan dan penyelarasan strategi TI dengan strategi perusahaan.

2.      Acquisition & Implementation. Domain ini menitikberatkan pada proses pemi- lihan, pengadaaan dan penerapan teknologi informasi yang digunakan.

3.      Delivery & Support. Domain ini menitikberatkan pada proses pela- yanan TI dan dukungan teknisnya.

4.      Monitoring. Domain ini menitikberatkan pada proses penga- wasan pengelolaan TI pada organisasi. 

COBIT mempunyai model kematangan (maturity models) untuk mengontrol proses-proses TI dengan menggunakan metode penilaian (scoring) sehingga suatu organisasi dapat menilai proses-proses TI yang dimilikinya dari skala non-existent sampai dengan optimised (dari 0 sampai 5). Selain itu, COBIT juga mempunyai ukuran-ukuran lainnya sebagai berikut:

1.      Critical Success Factors (CSF)

Mendefinisian hal-hal atau kegiatan penting yang dapat digunakan manajemen untuk dapat mengontrol proses-proses TI di organisasinya.

2.      Key Goal Indicators (KGI)

Mendefinisikan ukuran-ukuran yang akan memberikan gambaran kepada manajemen apakah proses-proses TI yang ada telah memenuhi kebutuhan proses bisnis yang ada. KGI biasanya berbentuk kriteria informasi:

a. Ketersediaan informasi yang diperlukan dalam mendukung kebutuhan bisnis.

b. Tidak adanya resiko integritas dan kerahasiaan data.

c. Efisiensi biaya dari proses dan operasi yang dilakukan.

d. Konfirmasi reliabilitas, efektifitas, dan com- pliance.

3.      Key Performance Indicators (KPI)

Mendefinisi- kan ukuran-ukuran untuk menentukan kinerja proses-proses TI dilakukan untuk mewujudkan tujuan yang telah ditentukan. KPI biasanya berupa indikator kapabilitas, pelaksanaan, dan kemampu- an sumber daya TI.